Animer une matrice impact effort, ce n’est pas faire coller des post-it sur deux axes. C’est faire dire au groupe ce qu’il appelle « impact » avant de placer quoi que ce soit, faire estimer l’effort par ceux qui feront le travail, et finir par une décision avec des noms et des dates. Sans ces trois gestes, la case « à faire en premier » déborde et rien n’est tranché.
Prenons une scène type, pas une histoire réelle.
Jeudi, atelier d’équipe. Vingt-cinq idées sont au mur après une heure de remue-méninges. L’animatrice trace deux axes au feutre : l’impact en hauteur, l’effort en largeur. « Chacun vient placer ses idées. » Dix minutes plus tard, dix-huit post-it se serrent dans le coin en haut à gauche : fort impact, faible effort. Chacun a placé les siennes au meilleur endroit. Personne n’a contesté celles des autres, par politesse. Le groupe repart content, avec dix-huit priorités. Autrement dit, aucune.
L’outil n’est pas en cause. Le déroulé, si. Cet article vous donne la méthode pas à pas pour animer la matrice comme un vrai tri.
Ce que la matrice impact effort trie vraiment {#ce-quelle-trie}
La matrice impact effort croise deux questions. Qu’est-ce que ça rapporte ? Qu’est-ce que ça coûte ? Chaque idée trouve sa place dans une des quatre cases. L’article de Welcome to the Jungle sur la matrice impact / effort les nomme ainsi : gains rapides (impact élevé, effort faible), projets majeurs (impact élevé, effort élevé), attendre (impact faible, effort faible) et ne pas faire (impact faible, effort important).
Dit comme ça, c’est un outil de choix. En atelier, c’est surtout un outil de renoncement. Le vrai résultat d’une matrice impact effort bien animée, ce n’est pas la case du haut. C’est la case « ne pas faire », dite à voix haute et acceptée par le groupe.
Pour la présentation de l’outil lui-même, insuffle.com a déjà un article sur la matrice de priorisation impact et effort. Ici, on parle de l’animer.
Le bon moment pour l’utiliser : après une phase où le groupe a produit des idées, quand il y en a trop pour tout faire. La fiche Matrice impact effort d’Ateliers Insuffle donne un déroulé de 30 minutes à 1 h 30, pour 4 à 20 personnes, calibré pour une dizaine de participants et vingt-cinq idées en une heure.
Avant de placer : définir l’impact avec le groupe {#definir-impact}
C’est le geste qu’on saute le plus souvent, et celui qui change tout. « Impact » ne veut rien dire tant que le groupe ne l’a pas défini. Pour l’un, c’est le chiffre d’affaires. Pour l’autre, la satisfaction des clients. Pour un troisième, le temps gagné par l’équipe. Si chacun place les idées avec sa propre définition, la matrice mélange trois tris différents et n’en fait aucun.
Avant la première idée, posez la question : « Pour nous, aujourd’hui, une idée a de l’impact si elle… » Laissez le groupe compléter. Retenez un ou deux critères, pas cinq. Écrivez-les au-dessus de l’axe vertical, en gros, pour qu’on les voie pendant tout l’atelier.
Faites pareil pour l’effort. Effort en temps ? En argent ? En nombre d’équipes à mettre d’accord ? Une idée peu coûteuse qui demande l’accord de trois services n’est pas un petit effort.
Les deux questions à poser, mot pour mot :
- « Qu’est-ce qui compterait comme un vrai résultat pour nous dans six mois ? »
- « Qu’est-ce qui rend une idée lourde à mettre en œuvre ici ? »
Cinq minutes suffisent. Sans elles, les trente minutes suivantes ne servent à rien.
Placer l’effort d’abord, avec ceux qui feront {#effort-dabord}
Le déroulé de la fiche Ateliers Insuffle fait placer l’effort avant l’impact. Ce n’est pas un détail. L’impact est ce qu’on surestime : chacun aime son idée. L’effort s’estime plus froidement, surtout par ceux qui auront à faire le travail.
Relisez les idées une par une, à voix haute. Fusionnez les doublons, reformulez celles qui sont trop vagues. « Améliorer la communication » ne se place pas. « Un point de dix minutes le lundi entre les deux équipes » se place.
Posez chaque idée sur l’axe horizontal seulement. Faible effort à gauche, fort effort à droite. Une idée à la fois, en demandant à ceux qui la mettraient en œuvre où elle va.
Laissez le désaccord apparaître. Si deux personnes placent la même idée à deux endroits, c’est une information. Souvent, elles n’imaginent pas la même chose derrière les mots. Faites préciser, puis placez.
Puis l’impact, en questionnant chaque « fort impact » {#questionner-impact}
Une fois l’effort placé, chaque idée monte ou reste en bas selon son impact. C’est le moment où le coin des gains rapides se remplit. Votre rôle d’animateur est de le garder étroit.
Pour chaque idée qui monte, posez une seule question : « Fort impact sur quoi ? » Le groupe doit la relier au critère écrit au-dessus de l’axe. S’il ne peut pas, elle redescend. Pas de jugement, juste le critère.
Gardez un œil sur les idées de la personne la plus haut placée dans la salle. Elles montent souvent toutes seules. Et sur les vôtres, si vous animez votre propre équipe. L’animateur qui place ses idées n’anime plus, il plaide. L’article sur la façon de faciliter une prise de décision revient sur cette posture : tenir le cadre, pas le contenu.
Lire les quatre cases à voix haute {#lire-cases}
Quand tout est placé, ne passez pas tout de suite à la décision. Lisez la matrice impact effort à voix haute, case par case, en commençant par celle qu’on évite.
Ne pas faire. « Voilà ce qu’on décide de ne pas faire. Quelqu’un veut défendre une de ces idées ? » Laissez un vrai silence. Si personne ne parle, c’est acté. Si quelqu’un défend une idée, il dit pourquoi, et le groupe la replace ou non.
Attendre. Ce sont souvent de bonnes petites idées. On ne les jette pas : on les note à part, avec une date pour les revoir.
Projets majeurs. Ce qui compte vraiment mais demande du temps. On n’en garde qu’un ou deux. Un projet majeur de plus que ce que l’équipe peut porter, c’est un projet qui ne se fera pas.
Gains rapides. Si la case déborde, la fiche Ateliers Insuffle propose un vote par gommettes pour départager. insuffle.com détaille la méthode dans son article sur le dot voting. Les deux outils ne font pas la même chose : le vote mesure les préférences, la matrice fait discuter des critères.
Finir par une décision : quoi, qui, quand {#decision}
Une matrice impact effort qui finit sur un mur photographié n’a rien décidé. Les dix dernières minutes comptent plus que tout le reste, comme on le montre dans l’article sur la façon de conclure une réunion.
Pour chaque idée retenue, trois informations : ce qu’on fait exactement, qui le porte (une personne, pas une équipe), et la date du premier pas. Pour chaque idée écartée, une phrase : « On ne le fait pas, pour l’instant. » Dite et écrite.
Si le groupe bloque sur une décision qui compte, ne forcez pas un accord de façade. La décision par consentement est faite pour ce moment-là : on ne cherche pas l’accord de tous, on vérifie que personne n’a d’objection qui empêche d’avancer.
Les quatre pièges qui vident la matrice de son sens {#pieges}
L’impact supposé. On place une idée en haut parce qu’elle « devrait » avoir de l’impact, sans pouvoir dire sur quoi. Remède : le critère écrit au-dessus de l’axe, et la question « sur quoi ? ».
L’effort sous-estimé. Les idées qu’on n’a jamais faites paraissent toujours faciles. Remède : faire estimer par ceux qui feront, et demander « qu’est-ce qui pourrait bloquer ? ».
Le critère qui glisse. Au bout de vingt minutes, l’impact veut dire autre chose qu’au début. Remède : relire le critère à voix haute à mi-parcours.
La case du haut qui déborde. Tout finit en « à faire en premier ». Remède : limiter le nombre de places avant de commencer. « On gardera quatre gains rapides au plus. » Un groupe trie mieux quand il sait qu’il devra renoncer.
S’entraîner sur un vrai sujet d’équipe {#sentrainer}
La meilleure façon d’apprendre à animer une matrice impact effort, c’est de l’essayer sur un sujet réel mais peu risqué. Les idées de la dernière rétrospective. Les petites améliorations du quotidien que l’équipe propose depuis des mois. Trente minutes, une dizaine d’idées, et une règle : on repart avec au moins une idée dans la case « ne pas faire ».
Après l’essai, prenez cinq minutes seul pour relire la séance. À quel moment le groupe a-t-il hésité ? Quelle idée a changé de case quand vous avez demandé « sur quoi ? » ? Qui n’a rien placé du tout ? Ces trois réponses vous disent quoi travailler la prochaine fois, bien mieux qu’une impression générale sur l’atelier.
Si votre groupe a du mal à produire des idées avant de trier, commencez par le 1-2-4-Tous : chacun réfléchit seul, puis à deux, puis à quatre, et les idées arrivent déjà travaillées sur le mur.
Apprendre à animer des temps de décision {#apprendre}
Animer une matrice impact effort, c’est un concentré de ce que fait un facilitateur : poser un cadre, tenir un critère, faire parler ceux qui feront, et aider le groupe à renoncer sans que personne ne perde la face.
C’est ce cadre qu’on apprend à poser dans Les fondamentaux de la facilitation, une journée pour co-construire le cadre avec un groupe et s’y raccrocher quand la dynamique dérape, préparer un temps collectif, et tenir une posture qui ne porte pas le contenu à la place du groupe.
À votre prochain atelier de tri, faites un seul changement. Avant de tracer les axes, demandez au groupe ce qu’il appelle « impact ». Écrivez la réponse en gros. Puis regardez combien d’idées restent dans la case du haut.
