ROTI : apprendre à l’animer pour que la note serve à la réunion suivante

Animer un ROTI prend deux minutes en fin de réunion : chacun montre en même temps, de un à cinq doigts, ce que la réunion lui a rapporté par rapport au temps passé. Ensuite, une seule question à tous, une trace écrite, et un retour au début de la réunion suivante. Sans ce retour, la note ne sert à rien. C’est ce geste complet qu’on apprend ici.

Prenons une scène type, pas une histoire réelle.

Fin de la réunion d’équipe du mardi. L’animatrice regarde l’heure, il reste une minute. « Allez, votre ROTI ? » Une main se lève avec quatre doigts. Les autres suivent, en regardant la première. Quatre, quatre, trois, quatre. Quelqu’un hésite, met trois, puis passe à quatre. « Super, merci à tous, à mardi prochain. »

Rien n’est noté. Personne ne dit ce qui aurait rendu la réunion meilleure. Trois semaines plus tard, même réunion, même score, mêmes défauts. Le ROTI est devenu une formalité de fin de séance, comme ranger les chaises.

L’outil n’était pas en cause. C’est l’animation qui manquait.

Le ROTI en deux phrases {#roti-deux-phrases}

ROTI veut dire Return On Time Invested : le retour sur le temps investi. On ne note pas la réunion, on ne note pas l’animateur, on note le rapport entre ce qu’on a reçu et le temps qu’on y a mis.

L’échelle va de un à cinq. Un, c’était du temps perdu. Deux, c’était utile mais ça ne valait pas tout ce temps. Trois, je n’ai pas perdu mon temps, sans plus. Quatre, j’ai gagné plus que le temps passé. Cinq, ça valait bien plus que le temps qu’on y a passé.

Si vous découvrez l’outil, insuffle.com lui consacre un guide complet : ROTI, mesurer l’efficacité d’une réunion en 2 minutes. Ici, on s’intéresse à autre chose : savoir animer un ROTI pour que la note serve à la réunion suivante.

Quand le poser, et quand s’en passer {#quand-le-poser}

Le ROTI se pose à la fin d’un temps collectif qui a demandé un vrai investissement : une réunion d’équipe, un atelier, une journée de formation, un séminaire. Il marche particulièrement bien sur les rituels qui reviennent chaque semaine, parce qu’on peut suivre la note dans le temps.

Il se pose aussi à la fin d’une séquence, dans une journée longue. Deux ou trois ROTI dans une journée de formation disent beaucoup plus qu’un seul à 17 h 30, quand tout le monde a déjà la tête dans le train.

En revanche, il vaut mieux s’en passer dans trois cas. Quand la réunion durait dix minutes : demander deux minutes pour la noter, c’est disproportionné. Quand une annonce difficile vient d’être faite : la note mesurerait l’annonce, pas le temps passé ensemble. Et quand vous n’avez aucune intention de changer quoi que ce soit : un ROTI dont on ne tient jamais compte apprend surtout aux gens que leur avis ne compte pas.

Avant d’animer un ROTI, posez-vous donc une question simple : suis-je prêt à changer quelque chose selon ce que j’entendrai ? Si la réponse est non, gardez vos deux minutes.

Animer un ROTI pas à pas {#pas-a-pas}

Voici le déroulé qu’on peut suivre dès la prochaine réunion.

1. Annoncer le ROTI au début, pas à la fin. En ouvrant la réunion, dites qu’il y aura un ROTI et rappelez l’échelle. Les participants regardent la réunion autrement quand ils savent qu’on leur demandera ce qu’elle leur a rapporté.
2. Garder trois minutes à la fin. Pas une. Le vote prend dix secondes, la question qui suit prend le reste. Si la réunion déborde, coupez un point plutôt que le ROTI.
3. Faire voter en même temps. « Je compte jusqu’à trois, et tout le monde montre en même temps. Un, deux, trois. » Les mains se lèvent ensemble.
4. Regarder la répartition, pas seulement la moyenne. Une moyenne de trois peut cacher une équipe où tout le monde a mis trois, ou une équipe coupée en deux entre un et cinq. Ce n’est pas la même réunion.
5. Poser une seule question, à tout le monde. On y revient plus bas : c’est le cœur du geste.
6. Noter. La date, la répartition des notes, les propositions. Trente secondes.

Pour animer un ROTI de cette façon, il ne faut aucun matériel. Une main suffit. À distance, la même chose se fait avec un sondage instantané ou des doigts levés devant la caméra, à condition de garder le principe du vote simultané.

Le vote simultané : pourquoi tout le monde montre en même temps {#vote-simultane}

Dans la scène du début, la première main levée a donné le ton. Les autres ont regardé, puis se sont alignées. Ce n’est pas de la mauvaise foi. C’est un réflexe très humain : quand on n’est pas sûr, on se cale sur les autres, et le premier chiffre entendu sert de repère.

Le vote simultané coupe ce réflexe. Chacun décide seul, avant de voir les autres. C’est exactement ce que recommande ce cours d’OpenClassrooms sur la gestion de projet agile : chaque membre de l’équipe lève la main simultanément, en montrant de un à cinq doigts.

C’est le même principe que celui qu’on applique pour faire réfléchir un groupe avant de le faire parler. L’Académie y a consacré un article : biais cognitifs en réunion, pourquoi on conçoit le déroulé pour les contourner. Le ROTI en est une petite application, deux minutes avant de partir.

Un détail compte : l’animateur vote aussi. Il met sa main en même temps que les autres. Sa note n’a rien de spécial, mais le voir voter dit au groupe que le ROTI n’est pas un examen qu’on lui fait passer.

La question qui suit la note {#question-apres-note}

Une note seule ne dit pas quoi changer. C’est la question qui suit qui transforme le ROTI en outil.

L’habitude courante est d’interroger seulement ceux qui ont mis un ou deux. Le cours cité plus haut propose mieux : poser la même question à tout le monde. « Qu’est-ce qui aurait pu être fait pour augmenter votre note d’un point ? »

Cette question a trois qualités. Elle s’adresse à tous, donc personne n’est mis sur la sellette pour avoir mis une mauvaise note. Elle demande une proposition, pas une critique. Et elle marche aussi avec ceux qui ont mis quatre : eux aussi ont une idée de ce qui aurait fait cinq.

Ensuite, l’animateur fait une seule chose : il note. Il ne se justifie pas, ne discute pas, ne règle rien sur le moment. « Merci, je note. » Le débat sur ce qu’on change viendra plus tard. Si on ouvre la discussion à la dernière minute, le ROTI devient une deuxième réunion, et la prochaine fois personne ne dira rien pour pouvoir partir à l’heure.

Savoir se taire après une remarque qui pique fait partie du métier. Si ce moment vous coûte, relisez silence en réunion, le geste d’animateur que personne n’apprend.

Garder la trace et y revenir {#garder-trace}

C’est l’étape que presque tout le monde oublie, et c’est elle qui fait la différence entre un rituel décoratif et un outil qui améliore les réunions.

La trace tient en trois lignes : la date, la répartition des notes, les propositions entendues. Gardez-la au même endroit d’une réunion à l’autre, dans le compte rendu ou sur une feuille dédiée.

Puis, au début de la réunion suivante, prenez une minute : « La dernière fois, plusieurs d’entre vous ont proposé qu’on envoie l’ordre du jour la veille. On l’a fait. On verra au ROTI si ça change quelque chose. » Cette phrase, à elle seule, change la façon dont les gens notent. Ils voient que leur avis produit un effet. Ils se mettent à noter plus franchement, et à proposer plus précisément.

Au bout de quelques semaines, vous avez une courbe. Elle monte, elle stagne, elle baisse après un changement de format : elle vous dit si ce que vous essayez marche. Pour une réunion d’équipe qui revient chaque semaine, c’est le meilleur réglage qui existe. Le format court décrit dans réunion d’équipe hebdomadaire, le format qui ne tourne pas en rond se règle très bien de cette façon.

Et pour que les dix dernières minutes ne soient pas mangées par le ROTI, mettez-le à sa place dans la clôture : décisions relues, prochaines étapes, puis ROTI. L’ordre est détaillé dans conclure une réunion, les dix dernières minutes qui décident si quelque chose se passe.

Les erreurs qui transforment le ROTI en formalité {#erreurs}

Animer un ROTI paraît simple. C’est justement pour ça qu’on le bâcle. Voici les erreurs qu’on voit le plus souvent.

• Faire voter en décalé. Les premières mains donnent le ton, les autres suivent. Le score mesure alors le conformisme du groupe, pas la valeur de la réunion.
• Ne lire que la moyenne. Une moyenne masque les écarts. Or ce sont souvent les écarts qui disent quelque chose : une partie du groupe y a trouvé son compte, l’autre non.
• Se justifier quand la note est basse. Dès que l’animateur explique pourquoi c’était quand même bien, le groupe comprend qu’il ne fallait pas mettre deux. La fois suivante, il mettra trois.
• N’interroger que les mauvaises notes. Celui qui a mis un se retrouve seul à se justifier devant tout le monde. La fois suivante, il mettra trois aussi.
• Ne jamais revenir dessus. Si rien ne change jamais, le ROTI devient un rite vide, et un outil qui ne change rien finit toujours par être abandonné.
• En faire un indicateur de performance. Dès qu’un ROTI moyen sert à évaluer l’animateur, l’animateur cherche à avoir une bonne note plutôt qu’une réunion utile. C’est la loi de Goodhart appliquée à la fin de réunion.

Si vous ne deviez retenir qu’une erreur à éviter, gardez celle-ci : ne jamais revenir dessus. Les autres abîment la note. Celle-là tue l’outil.

S’entraîner à animer un ROTI {#sentrainer}

Le ROTI s’apprend en le faisant, pas en le lisant. Pour animer un ROTI avec aisance, il faut l’avoir posé une dizaine de fois, avoir entendu des notes basses sans se défendre, et avoir vu une courbe bouger.

Un bon terrain d’entraînement : votre propre réunion d’équipe, pendant six semaines. Annoncez-le au début de chaque réunion, faites voter en même temps, posez la question du point en plus, notez, et revenez dessus à la réunion suivante. Au bout des six semaines, regardez la courbe avec l’équipe et décidez ensemble ce que vous gardez.

Le ROTI fait la paire avec la météo d’ouverture : l’une prend la température de l’équipe en entrant, l’autre mesure ce que la réunion a rapporté en sortant. Les deux ensemble encadrent le temps collectif, et l’article sur la météo d’équipe montre comment animer la première.

Le ROTI fait partie du programme de Les fondamentaux de la facilitation, la journée de l’Académie qui sert de porte d’entrée au parcours facilitation : on y apprend à ouvrir un temps collectif, à le tenir et à le clore, en le pratiquant plutôt qu’en l’écoutant.

La prochaine fois que vous terminez une réunion, ne demandez pas « votre ROTI ? » en rangeant vos affaires. Comptez jusqu’à trois, regardez les mains, posez la question du point en plus, et notez. Puis revenez-y la semaine suivante. C’est tout. C’est ça, animer un ROTI.