Silence en réunion : le geste d’animateur que personne n’apprend

Le silence en réunion fait plus peur à celui qui anime qu’à ceux qui se taisent. Quand une question tombe dans le vide, l’animateur comble presque toujours trop vite : il reformule, il donne sa propre réponse, il passe à autre chose. Tenir ce silence, le lire et le relancer sans le casser, c’est un geste qui s’apprend. Et c’est souvent lui qui change le plus la qualité de ce que le groupe finit par dire.

Vous posez une question. Personne ne répond. Deux secondes. Trois. Vous sentez la chaleur monter. Alors vous parlez.

« Je reformule. » « Par exemple, vous pourriez dire que… » « Bon, on y reviendra. »

Vous venez de retirer au groupe le temps dont il avait besoin pour penser.

Cet article vous donne ce que la plupart des formations d’animateur survolent : pourquoi on comble trop vite, comment distinguer les trois silences, combien de temps attendre et quoi faire pendant, les phrases pour relancer, et comment vous entraîner.

Pourquoi l’animateur comble toujours trop vite

Ce n’est pas un défaut de caractère. C’est mécanique.

Quand vous animez, vous portez le rythme. Chaque seconde sans parole, vous la vivez comme un signal d’échec : la question était mauvaise, le groupe décroche, on vous juge. Le groupe, lui, ne vit pas du tout la même chose. Il est en train de chercher.

La chercheuse américaine Mary Budd Rowe a mesuré ce décalage en classe au début des années 1970. Elle a observé que les enseignants attendaient environ une seconde après leur question avant de reprendre la parole, et moins d’une seconde après la réponse d’un élève avant de réagir. Quand ils apprenaient à attendre trois à cinq secondes, les réponses devenaient plus longues, les élèves répondaient davantage sans qu’on les sollicite, avec plus d’assurance, posaient eux-mêmes plus de questions, et ceux qu’on jugeait « lents » participaient davantage (résumé de l’étude sur ERIC).

Une réunion d’adultes n’est pas une classe. Mais le mécanisme est le même : celui qui tient la parole ne supporte pas le vide, et c’est lui qui le fait disparaître.

Il y a une deuxième raison, plus gênante à admettre. Combler, ça rassure l’animateur. Tant qu’il parle, il garde la main. Laisser le silence, c’est accepter de ne pas savoir ce qui va sortir. C’est pour ça que ce geste touche directement à la posture de facilitateur : vous êtes là pour faire émerger ce que le groupe pense, pas pour remplir le temps.

Les trois silences : celui qui pense, celui qui gêne, celui qui résiste

Tous les silences ne se valent pas. Avant de décider quoi faire, regardez la salle. Trois silences reviennent très souvent.

Le silence qui pense. Les regards partent vers le haut ou vers la table. Quelqu’un griffonne. Les corps sont immobiles, mais pas fermés. Le groupe travaille. Votre seul travail à vous : ne rien faire.

Le silence qui gêne. Les regards s’évitent. On se tourne vers le chef, on attend que quelqu’un d’autre se lance. Personne ne sait si la question appelle une vraie réponse ou une réponse polie. Ce silence dit : « ce n’est pas sûr de répondre ici », ou « je ne comprends pas ce que vous attendez ».

Le silence qui résiste. Bras croisés, regards échangés, un soupir. Le groupe a une réponse, mais il ne veut pas la donner. Souvent parce que la question arrive trop tard (la décision est déjà prise), ou parce qu’elle touche un sujet que personne n’ose ouvrir devant tout le monde.

Ces trois silences demandent trois gestes différents. Le premier se respecte. Le deuxième se rassure. Le troisième se nomme.

Et si vous hésitez entre deux lectures, partez du principe que le groupe pense. C’est l’hypothèse qui vous coûte le moins cher : au pire, vous aurez attendu quelques secondes de trop.

Combien de temps tenir un silence en réunion

La réponse courte : plus longtemps que ce que vous supportez. Si vous comptez dans votre tête, vous arriverez à cinq secondes avec l’impression d’en avoir tenu trente.

Dans l’article sur les erreurs que font tous les facilitateurs débutants, la règle est simple : posez la question, attendez dix secondes. Pas cinq. Dix. C’est le bon repère pour une vraie question, celle qui demande de réfléchir.

Pour une question fermée ou factuelle, trois à cinq secondes suffisent. Pour une question qui engage, du type « qu’est-ce qui ne marche pas dans ce projet ? », dix secondes sont un minimum, et le silence peut durer plus.

Pendant ce temps, vous faites quoi ?

• Vous restez immobile. Pas de pas en arrière, pas de feuilles qu’on tripote, pas de coup d’œil à l’écran. Un animateur qui s’agite dit au groupe : « je suis mal à l’aise ».
• Vous gardez le regard large. Vous balayez la salle doucement. Fixer une personne, c’est lui mettre la question sur les épaules.
• Vous respirez. Littéralement. Une respiration lente dure plusieurs secondes : c’est un minuteur que personne ne voit.
• Vous laissez la question visible. Écrite sur le paperboard ou à l’écran. Le groupe peut la relire au lieu de vous regarder.

Il y a un deuxième silence, que Mary Budd Rowe distinguait déjà du premier : celui qui suit une réponse. Quand quelqu’un vient de parler, ne rebondissez pas tout de suite. Laissez deux ou trois secondes. Très souvent, la personne ajoute la phrase la plus importante. Ou quelqu’un d’autre enchaîne, et c’est le groupe qui construit, pas vous.

Les phrases pour relancer sans casser le silence

Au bout d’un moment, il faut relancer. Le piège, c’est de relancer en répondant à la place du groupe, ou en posant trois questions d’affilée. Une bonne relance ouvre une porte plus petite, sans refermer la première.

Tout dépend du silence que vous lisez.

Face au silence qui pense : rien. Ou, si le silence dure et que vous voyez que ça cherche encore : « Prenez le temps, je ne suis pas pressé. » Cette phrase dit au groupe que le silence est permis. C’est souvent elle qui débloque.

Face au silence qui gêne : rassurer et rétrécir.

• « Il n’y a pas de bonne réponse. Ce qui m’intéresse, c’est ce que vous voyez, vous. »
• « Je la repose autrement : qu’est-ce qui vous vient en premier, même si c’est incomplet ? »
• « Tournez-vous vers votre voisin. Deux minutes. Dites-lui ce que vous en pensez. »

Face au silence qui résiste : nommer.

• « J’ai l’impression que la question gêne. Je me trompe ? »
• « Si quelqu’un pensait que cette question n’a pas lieu d’être, qu’est-ce qu’il dirait ? »
• « Qu’est-ce qui rendrait plus facile d’y répondre franchement ? »

Nommer, c’est décrire ce que vous voyez sans l’interpréter à la place du groupe. Vous ne dites pas « vous êtes contre ». Vous dites ce que vous observez, et vous demandez si c’est juste. Si la résistance vient d’un vrai désaccord, c’est une bonne nouvelle : il est enfin sur la table.

Ce qu’il ne faut pas faire :

• Donner votre réponse. Dès que l’animateur donne un exemple, le groupe s’aligne dessus. Vous récolterez des variantes de votre idée, pas les siennes.
• Interroger quelqu’un nommément, à froid. Vous transformez un silence collectif en examen individuel.
• Faire de l’humour pour détendre. Une fois, ça passe. En habitude, ça dit au groupe que vous n’attendez pas vraiment de réponse.
• Enchaîner sur la question suivante. Le groupe apprend vite que s’il se tait assez longtemps, la question disparaît.

Faire écrire avant de faire parler

Le meilleur moyen de tenir un silence en réunion, c’est de l’avoir prévu dans le déroulé. Au lieu de lancer une question en plénière et d’attendre, donnez une consigne d’écriture.

« Chacun, seul, une minute : notez sur un post-it votre réponse à cette question. »

Tout change. Le silence n’est plus un vide à supporter, c’est une consigne. Personne ne se demande s’il doit parler. Les plus lents ont le temps de formuler. Les plus rapides ne peuvent pas imposer leur idée avant que les autres aient pensé. Et vous, vous n’avez plus rien à tenir : le silence tient tout seul.

C’est le principe du 1-2-4-Tous : une minute seul, puis à deux, puis à quatre, puis tous ensemble. Le premier temps est un silence organisé. Vous pouvez l’utiliser sans dérouler toute la méthode : un temps d’écriture seul, puis un tour rapide où chacun lit son post-it, sans commentaire.

Ce geste vaut pour les questions qui comptent. Pour une information rapide, inutile. Mais dès que vous voulez l’avis réel du groupe, une minute d’écriture vous rendra plus de matière que dix minutes de discussion ouverte. C’est aussi ce qui fait la différence entre animer une réunion et la faciliter.

Le silence en visio

À distance, tout est plus difficile. Vous ne voyez pas les regards, une partie des caméras est coupée, et cinq secondes sans un mot ressemblent à une coupure de connexion.

Quelques ajustements :

• Annoncez que vous allez attendre. « Je vous laisse trente secondes pour y penser, je ne dis rien. » Un silence annoncé n’est plus un bug.
• Faites écrire dans la discussion. Chacun tape sa réponse sans l’envoyer. À votre signal, tout le monde envoie en même temps. Personne ne recopie le premier.
• Utilisez les sous-salles. À deux ou trois, on ose davantage qu’à quinze.
• Ne lisez pas l’absence de réponse comme un désaccord. En visio, le silence qui pense et le silence qui gêne se ressemblent. Demandez simplement : « Est-ce que la question est claire, ou est-ce que je la reformule ? »

S’entraîner à tenir un silence

Ce geste ne s’apprend pas en lisant un article. Il s’apprend en le ratant plusieurs fois, puis en le réussissant une fois et en voyant ce qui se passe.

Trois exercices simples, à faire dès votre prochaine réunion :

1. Comptez dans votre tête. Après chaque vraie question, comptez jusqu’à dix avant de reprendre la parole. Notez combien de fois quelqu’un parle avant que vous arriviez à dix.
2. Enregistrez-vous. Avec l’accord du groupe, enregistrez une séance et réécoutez les secondes qui suivent vos questions. Vous découvrirez sans doute que vous attendez beaucoup moins que vous ne le pensiez.
3. Demandez un observateur. Un collègue note, pendant une réunion, chaque fois que vous répondez à votre propre question. Le chiffre est souvent parlant.

En formation, on travaille ce geste en situation : poser une question devant un groupe, tenir le silence, lire ce qui se passe, relancer. Dans la journée Les fondamentaux de la facilitation, une partie du programme porte sur l’art de poser les questions, avec un entraînement en trios. C’est là que le silence se travaille le mieux : quand on a posé la question soi-même et qu’on sent monter l’envie de combler.

Ce qu’il faut retenir

Le silence en réunion n’est pas un problème à résoudre. C’est un temps de travail du groupe, que l’animateur a presque toujours envie d’abréger.

Tenir un silence, c’est :

• attendre plus longtemps que vous ne le supportez, dix secondes pour une vraie question ;
• lire le silence avant de le relancer : il pense, il gêne ou il résiste ;
• relancer par une porte plus petite, jamais par votre propre réponse ;
• le prévoir dans le déroulé, en faisant écrire avant de faire parler.

Le reste vient avec la pratique. La première fois que quelqu’un dira, après dix longues secondes, la phrase que personne n’osait dire, vous comprendrez pourquoi ça valait la peine d’attendre.