Neuf heures. « On va faire un petit tour de table. » Douze personnes, douze fois « pour moi ça va, j’ai avancé sur mes sujets ». Vingt minutes. Personne n’a appris quoi que ce soit, et la réunion n’a pas commencé.

Le tour de table est le rituel d’ouverture le plus répandu dans les boîtes, et le plus inutile. Il fait parler tout le monde et penser personne. Il donne un sentiment de participation sans produire de pensée.

Pourquoi il tient malgré tout

Parce qu’il est confortable. Celui qui anime n’a rien à préparer. Chacun sait ce qu’il va dire. Et il rassure : on a entendu tout le monde. Sauf que ce qu’on a entendu, c’est ce que chacun avait décidé de dire avant d’entrer. Rien n’a bougé.

Ce qu’on met à la place

Une question. Une seule, écrite en haut du tableau avant que les gens arrivent, et qui fait travailler dès la première minute. Pas « où en êtes-vous ? », qui ramène le tour de table. Une question qui oblige à penser : « qu’est-ce qui, cette semaine, a avancé plus vite que prévu, et pourquoi ? », « quelle décision attend qu’on la prenne depuis trop longtemps ? », « qu’est-ce que vous verriez de différent si cette réunion servait vraiment à quelque chose ? ».

Cette question se fabrique. Le deuxième module de la formation L’art de la question enseigne la démarche en quatre étapes : l’intention, ce que je veux produire ; la cible, à qui et sur quoi ; la forme, le mot, le temps, la longueur ; le test, sur deux collègues avant la réunion.

La question-titre

Quand la question est assez forte, elle ne fait pas qu’ouvrir la réunion. Elle la tient. C’est la question-titre : celle qu’on écrit en haut du tableau et qui fait travailler un collectif pendant deux heures sans qu’on ait besoin de relancer. Elle remplace l’ordre du jour. Au lieu de cinq points à traiter, une question à laquelle le groupe répond, et les cinq points y trouvent leur place.

Elle a trois propriétés. Elle est ouverte. Elle est orientée vers ce qu’on veut obtenir, pas vers le problème. Et elle concerne tout le monde dans la salle, sinon la moitié décroche.

Ce qui change dans la salle

  • Le silence des premières secondes n’est plus gênant : les gens réfléchissent.
  • Le premier qui parle ne fixe plus le cadre pour les autres, parce que chacun a eu le temps de penser avant.
  • La fin de réunion n’est plus un « on se tient au courant » : on revient à la question, et on regarde ce qu’on a produit.

Pour la fin de réunion, les dix dernières minutes ont leur propre logique : conclure une réunion. Et pour ce que le silence fait travailler quand il tombe après une question : le silence en réunion. Le guide complet : l’art de la question.

Trois questions d’ouverture, pour trois réunions

  • Le point d’équipe hebdomadaire. « Qu’est-ce qui, cette semaine, mérite que les autres le sachent ? » Chacun trie avant de parler, au lieu de dérouler.
  • Le comité de direction. « Quelle décision attend qu’on la prenne depuis trop longtemps ? » Le sujet réel sort avant le premier point de l’ordre du jour.
  • L’atelier avec des gens qui ne se connaissent pas. « Qu’est-ce qui vous a amené ici ce matin ? » On fait connaissance et on commence à penser dans la même phrase.

La question-titre, un exemple

Une direction veut « travailler sur la collaboration entre services ». Sujet, pas question. Première tentative : « comment améliorer la collaboration ? ». Ouverte, mais molle, et chacun répond par des généralités. Deuxième : « qu’est-ce qui, concrètement, ralentit un dossier quand il passe d’un service à l’autre ? » Précise, orientée vers ce qu’on veut comprendre, et chacun a une réponse. Troisième, orientée vers l’état désiré : « à quoi verrait-on, dans trois mois, qu’un dossier passe d’un service à l’autre sans friction ? » C’est celle qu’on écrit en haut du tableau. Elle tient deux heures.

Ce que ça demande à celui qui anime

Préparer. Dix minutes avant la réunion, pour fabriquer la question au lieu d’improviser un tour de table. Puis se taire après l’avoir posée : le silence des premières secondes est le signe qu’elle travaille. Et tenir la question pendant la réunion : quand la discussion dérive, on ne recadre pas par l’ordre du jour, on relit la question. Pour un facilitateur, c’est le cœur du métier : la formation vue par un facilitateur.

Dans la même série : l’art de la question

Le guide complet : l’art de la question · La formation : deux jours, méthode OPPA.

Questions fréquentes

Et pour une équipe qui ne se connaît pas ?

La question d’ouverture peut être personnelle sans être intime : « qu’est-ce qui vous a amené ici ce matin ? » fait connaissance et fait penser en même temps. Le tour de table ne fait que la première moitié.

Comment trouver la question-titre d’une réunion ?

Partez de ce que la réunion doit produire. Pas de son sujet, de son résultat. Puis formulez-le en question ouverte, orientée vers ce résultat, et testez-la sur deux personnes.

Que faire si personne ne répond à la question d’ouverture ?

Comptez jusqu’à dix. Puis demandez à chacun d’écrire sa réponse une minute avant de parler. Le silence coupé trop tôt est la première cause d’échec d’une bonne question.