Types d’ateliers collaboratifs : choisir le bon format selon ce qu’on veut obtenir

Il existe quatre grands types d’ateliers collaboratifs, et ils se distinguent par ce qu’ils produisent : faire émerger des idées, comprendre un problème, décider, faire le point. Le bon choix ne part donc pas d’une technique vue ailleurs, mais du résultat que vous attendez en sortant de la salle. Et parfois, la bonne réponse est de ne pas faire d’atelier du tout.

Prenons une scène type, pas une histoire réelle.

Une responsable de service reçoit une demande de sa direction : « Fais-nous un atelier avec l’équipe sur l’organisation du travail. » Elle a vu passer un brainstorming avec des post-it lors d’un séminaire. Ça avait l’air vivant. Elle réserve une salle, achète des blocs de couleur, prépare une question.

Le jour venu, l’énergie est là. En quarante minutes, le mur se couvre de soixante post-it. Tout le monde a participé. Puis vient la dernière demi-heure, et une question que personne n’avait prévue : on en fait quoi ?

On regroupe un peu. On prend une photo. On promet un compte rendu. Trois semaines plus tard, une collègue soupire en voyant une nouvelle invitation : « Les ateliers post-it, on a déjà fait. »

L’atelier n’était pas raté. Il produisait des idées, et l’équipe avait besoin d’une décision.

Partir du résultat, pas de la technique {#resultat}

La plupart des ateliers qui déçoivent ont été pensés dans le mauvais ordre. On part d’une méthode qu’on connaît ou qui a l’air sympa, puis on cherche à quoi elle pourrait servir. C’est comme choisir un outil avant de savoir si on doit visser, couper ou mesurer. Connaître les types d’ateliers collaboratifs sert justement à remettre les choses dans l’ordre.

L’ordre qui marche est l’inverse. D’abord, une phrase : « À la fin de l’atelier, nous aurons… ». Une liste d’idées ? Une compréhension partagée d’un problème ? Une décision ? Un bilan de ce que l’équipe a vécu ? Ensuite seulement, la famille d’atelier qui produit ce résultat. Et en dernier, la technique.

Cette idée n’est pas neuve. Les créateurs des Liberating Structures, Henri Lipmanowicz et Keith McCandless, proposent par exemple un outil, le Matchmaker, qui part de l’objectif poursuivi pour trouver les structures qui y répondent. Le principe est le même que celui de cet article : l’objectif d’abord, le format ensuite.

Vous débutez dans l’animation ? Lisez aussi comment animer un atelier collaboratif qui produit des résultats. Ici, on se place juste avant : au moment de choisir.

Quatre types d’ateliers collaboratifs selon ce qu’on veut obtenir {#quatre-types}

Voici une grille simple pour concevoir. Elle tient en quatre lignes.

• Faire émerger. À choisir quand on manque d’idées, ou qu’on entend toujours les mêmes voix. On en sort avec beaucoup d’idées, venues de tout le monde. Formats : 1-2-4-Tous, brainwriting, photolangage.
• Comprendre. À choisir quand le problème n’est pas encore posé, ou que chacun le voit autrement. On en sort avec une vision partagée de la situation et de ses causes. Formats : World Café, fishbowl, pre-mortem.
• Décider. À choisir quand les options sont là et qu’il faut trancher. On en sort avec un choix clair, sa règle et ses suites. Formats : décision par consentement, vote par gommettes.
• Faire le point. À choisir quand l’équipe doit regarder ce qu’elle a vécu. On en sort avec des enseignements et un ou deux ajustements. Formats : rétrospective, débrief à chaud, météo d’équipe.

Ces types d’ateliers collaboratifs ne s’opposent pas. Ils s’enchaînent souvent dans une même journée. Mais chaque séquence n’en sert qu’un à la fois, et c’est ce qui la rend lisible pour le groupe.

Faire émerger : quand on manque d’idées ou de points de vue {#emerger}

C’est la famille la plus connue, et la plus utilisée par défaut. Elle sert quand le groupe tourne autour des mêmes solutions, ou quand trois personnes parlent pendant que huit se taisent.

Son secret n’est pas le post-it. C’est le temps seul avant le temps ensemble. Quand chacun écrit d’abord en silence, les idées des plus discrets existent avant que celle du plus gradé n’occupe la place.

• Le 1-2-4-Tous enchaîne réflexion seul, à deux, à quatre, puis en grand groupe.
• Le brainwriting fait circuler des feuilles où chacun complète les idées des autres.
• Le photolangage passe par une image pour faire parler ceux qui ne trouvent pas leurs mots.

Le piège : s’arrêter là. Faire émerger produit de la matière, pas une décision. Si votre commande est « décider », un atelier d’émergence seul vous laissera exactement là où était la responsable de la scène.

Comprendre : quand le problème n’est pas encore posé {#comprendre}

Beaucoup d’équipes cherchent des solutions à un problème qu’elles n’ont jamais formulé ensemble. Chacun en a sa version. Les solutions proposées ne se rencontrent pas, parce qu’elles ne répondent pas à la même question.

Les ateliers de cette famille servent à poser le problème. Qu’est-ce qui se passe vraiment ? Pour qui ? Depuis quand ? Qu’est-ce qu’on ne sait pas encore ?

• Le World Café fait tourner les participants de table en table pour croiser les points de vue.
• Le fishbowl met quelques personnes au centre pendant que les autres écoutent, puis prennent la place.
• Le pre-mortem imagine que le projet a échoué pour comprendre ce qui pourrait le faire dérailler.

Le signe qu’un atelier de compréhension a réussi : à la fin, le groupe formule le problème en une phrase que tout le monde accepte. Ce n’est pas encore une solution. C’est souvent plus utile.

Décider : quand il faut trancher et que la règle doit être claire {#decider}

Cette famille est la plus redoutée, et la moins préparée. On croit qu’une décision viendra toute seule après une bonne discussion. Elle vient rarement.

Un atelier de décision a besoin de trois choses annoncées dès le début : les options sur la table, la règle de décision (qui décide, et comment), et ce qui se passe juste après. Sans règle, le groupe discute jusqu’à ce que le plus insistant l’emporte.

• La décision par consentement cherche les objections plutôt que l’accord parfait.
• Le vote par gommettes rend visibles les préférences du groupe en quelques minutes.
• Pour la posture d’animateur dans ces moments, lisez faciliter une prise de décision.

Sam Kaner décrit ce passage dans son « diamant de la décision participative » : le groupe s’ouvre, traverse une zone inconfortable où les points de vue se frottent, puis converge. Beaucoup d’ateliers s’arrêtent dans la zone inconfortable. Un atelier de décision est conçu pour la traverser.

Faire le point : quand l’équipe doit regarder ce qu’elle a vécu {#faire-le-point}

Le dernier des quatre types d’ateliers collaboratifs regarde en arrière pour mieux repartir. Fin de projet, fin de trimestre, après un événement difficile, ou simplement chaque mois, pour que l’équipe ne refasse pas les mêmes erreurs.

Le résultat attendu n’est ni une liste d’idées ni une décision stratégique. C’est un ou deux ajustements concrets, que l’équipe s’engage à tester.

• La rétrospective : qu’est-ce qui a marché, qu’est-ce qui a coincé, qu’est-ce qu’on change ?
• Le débrief à chaud, debout, juste après un moment fort, pendant que tout est encore frais.
• La météo d’équipe, en deux minutes au début d’une réunion, pour savoir dans quel état chacun arrive.

Le piège de cette famille : la transformer en procès. Un atelier de bilan qui cherche un coupable ne produit plus rien la fois suivante. Le cadre doit être clair : on regarde ce qui s’est passé, pas qui a mal fait.

Quand ne pas faire d’atelier {#quand-ne-pas}

C’est la partie qu’on lit rarement dans les guides. Aucun des types d’ateliers collaboratifs n’est gratuit : un atelier coûte du temps à tout un groupe, de la préparation, et surtout de la confiance. Un atelier mal placé coûte plus cher que pas d’atelier, parce qu’il apprend au groupe que la participation ne sert à rien.

Quatre situations où il vaut mieux faire autre chose :

1. La décision est déjà prise. Si la direction a tranché, dites-le. Faire « participer » sur un choix déjà fait use la confiance pour longtemps.
2. Le groupe ne connaît pas le sujet. Commencez par informer. Un atelier sur un sujet que personne ne maîtrise produit des opinions, pas de l’intelligence collective.
3. Un conflit bloque l’équipe. Un atelier de créativité ne règle pas une tension entre deux personnes. Il la met en scène devant tout le monde.
4. Rien n’est prévu pour la suite. Pas de tri, pas de décision, pas de porteur : l’atelier produira un beau mur, et une déception.

Insuffle développe ce point côté direction dans quand ne pas utiliser l’intelligence collective. Pour celui qui anime, la règle tient en une phrase : si vous ne savez pas ce que l’atelier doit produire, ne le lancez pas encore.

Une grille d’une page pour préparer le prochain {#grille}

Avant votre prochain atelier, prenez une feuille et répondez à ces questions. Si l’une reste vide, vous savez où travailler.

1. À la fin, nous aurons… Complétez la phrase en une ligne.
2. Quel type d’atelier produit ce résultat ? Émerger, comprendre, décider, faire le point. Un seul par séquence.
3. Qui doit être là ? Ceux qui savent, ceux qui décident, ceux qui appliqueront.
4. Quelle est la règle de décision, s’il y en a une ? Annoncée au début, pas découverte à la fin.
5. Que se passe-t-il le lendemain ? Qui porte quoi, et quand on en reparle.

Si vous ne pouvez pas remplir la première ligne, ce n’est pas un problème de technique d’animation. C’est que l’atelier n’est pas encore le bon outil.

Choisir parmi les types d’ateliers collaboratifs, c’est le premier geste d’un facilitateur, avant même de savoir animer. C’est aussi ce qui distingue un atelier qui fait avancer une équipe d’un atelier dont on se souvient seulement pour l’ambiance. Vous voulez apprendre à concevoir puis animer ces séquences ? C’est le cœur de la formation Les fondamentaux de la facilitation.

Un bon atelier ne se reconnaît pas au nombre de post-it. Il se reconnaît à ce que l’équipe fait différemment le lundi suivant.