Vote par gommettes : l’animer pour que le groupe choisisse vraiment

Le vote par gommettes sert à faire apparaître en quelques minutes les préférences d’un groupe sur une liste d’options. Bien réglé, il donne à chacun le même poids. Mal animé, il rejoue les biais du groupe : on vote un par un, on regarde où le chef a collé, on suit la colonne qui se remplit. Pour qu’il serve, l’animateur règle quatre choses : le nombre de gommettes, le critère écrit, le vote simultané et la lecture du résultat comme une conversation, pas comme un verdict.

Prenons une scène type, pas l’histoire d’un atelier en particulier.

Un atelier d’équipe touche à sa fin. Au mur, vingt-deux idées sur des feuilles, issues d’une heure de travail en sous-groupes. L’animateur distribue trois pastilles à chacun : « Collez vos gommettes sur les idées que vous préférez. » Personne ne bouge. Puis la directrice du service se lève, va au mur et colle ses trois pastilles sur l’idée numéro 7.

Les autres suivent. Les premiers hésitent devant le mur, regardent la colonne de l’idée 7, en ajoutent une. Au bout de quatre minutes, l’idée 7 a onze gommettes, les autres en ont deux ou trois. L’animateur annonce le résultat, tout le monde applaudit, la séance se termine.

Trois semaines plus tard, l’idée 7 n’a pas avancé. Personne ne se sent en charge d’une idée pour laquelle il a voté en suivant les autres.

Le vote par gommettes en deux phrases {#definition}

Chaque participant reçoit un petit nombre de pastilles autocollantes et les répartit sur les options affichées au mur, selon un critère donné. On compte ensuite les pastilles pour voir où se concentrent les préférences du groupe.

La méthode est une forme de vote cumulatif. Wikipédia la décrit ainsi : « In dot-voting participants vote on their chosen options using a limited number of stickers or marks with pens », et note qu’elle est aujourd’hui « widely used for making quick collaborative decisions by teams adopting agile and lean methodologies » (vote cumulatif et dot voting). insuffle.com présente l’outil dans le dot voting. Ici, on apprend à l’animer.

Ce qu’il fait bien, et ce qu’il ne fait pas : prioriser n’est pas décider {#prioriser}

Le vote par gommettes est un outil de convergence. Il arrive après la phase où le groupe a produit beaucoup d’options, et il aide à resserrer. Il fait trois choses bien : il donne la parole à tout le monde au même moment, il rend visible en un coup d’œil où le groupe met son énergie, et il évite la discussion sans fin où chacun défend sa propre idée.

Il ne fait pas trois autres choses. Il ne dit pas si une option est faisable. Il ne dit pas qui va la porter. Et il ne remplace pas une décision : il mesure des préférences, sur un critère, à un moment donné. Si l’enjeu est engageant, le vote prépare la décision, il ne la prend pas. L’Académie décrit les formats qui tranchent vraiment dans faciliter une prise de décision et dans la décision par consentement.

Dire cette différence au groupe avant de lancer le vote change l’ambiance : personne ne vit le résultat comme une défaite, puisque rien n’est encore décidé.

Les réglages : combien de gommettes, sur quel critère, une ou plusieurs par idée {#reglages}

Un vote par gommettes raté l’est souvent avant même que le premier participant se lève. Trois réglages se décident au moment de préparer la séquence.

Le nombre de gommettes. Assez peu pour obliger à choisir, assez pour que chacun puisse exprimer plus d’une préférence. Avec trop de pastilles, tout le monde vote pour tout et le mur ne dit plus rien. Avec une seule, chacun vote pour son idée et le résultat reflète surtout qui a produit quoi. Le Lean Coffee, par exemple, donne deux votes à chaque participant pour choisir les sujets de la discussion (leancoffee.org : « Each participant gets two votes »). Fixez le nombre en fonction du nombre d’options et de ce que vous voulez obtenir à la fin : trois idées à creuser n’appellent pas le même réglage qu’un classement complet.

Le critère, écrit. « Votez pour vos idées préférées » ne veut rien dire : préférées pour quoi ? Le critère s’écrit en grand à côté du mur, en une phrase : « l’idée qui aurait le plus d’effet pour nos clients dans les six mois », ou « celle qu’on pourrait tester dès lundi ». Si vous avez deux critères, prenez deux couleurs de pastilles. Le résultat devient alors une petite carte, proche de celle que donne la matrice impact effort.

Le cumul. Peut-on coller plusieurs gommettes sur la même idée ? Les deux se défendent. Le cumul laisse exprimer une conviction forte, au risque qu’une personne pèse lourd sur une option. Sans cumul, chaque vote compte une fois par idée et le résultat dit mieux l’étendue du soutien. Choisissez, et annoncez la règle avant de lancer.

Faire voter tout le monde en même temps {#simultane}

C’est le réglage qui sépare un vote par gommettes utile d’un vote qui recopie la hiérarchie. Quand les gens votent l’un après l’autre, les premières pastilles orientent les suivantes. On colle là où il y en a déjà, parce que ça doit être la bonne réponse, ou parce que c’est là qu’a collé la directrice.

Ce n’est pas une impression. L’expérience de conformité de Solomon Asch, en 1951, a montré qu’une bonne partie des participants donnait une réponse fausse pour s’aligner sur le groupe, et que cette conformité baissait fortement quand la réponse était donnée par écrit (l’expérience de Asch). L’Académie a décrit ces mécanismes dans biais cognitifs en réunion. Le vote par gommettes en est l’application la plus directe.

Voici le déroulé qui protège le vote :

1. Choisir seul, par écrit. Chacun note sur un papier les numéros des options pour lesquelles il va voter, sans parler. Deux minutes suffisent.
2. Coller tous ensemble. Au signal, tout le monde va au mur en même temps et colle ce qu’il a noté. Personne ne change d’avis devant le mur : le choix est déjà fait.
3. Faire voter la personne qui a le plus de poids en dernier, ou en même temps que les autres. Jamais en premier. Si c’est vous qui avez invité la directrice, dites-le-lui avant la séance : elle comprend très bien pourquoi.

Avec un grand groupe, le mur devient un embouteillage. Ouvrez plusieurs murs, ou faites voter par vagues après le choix écrit : le papier garde le choix intact, l’ordre de passage ne compte plus.

Lire le résultat : les écarts disent plus que le classement {#lire}

L’erreur la plus fréquente arrive après le vote par gommettes : annoncer le gagnant et passer à la suite. Un mur couvert de gommettes contient beaucoup plus d’informations qu’un classement. L’animateur prend cinq minutes pour le lire avec le groupe.

• Les idées sans aucune gommette. Personne n’en veut ? Ou personne ne les a comprises ? Une question suffit : « Quelqu’un veut-il sauver l’une d’elles ? »
• Les idées qui ont des gommettes de beaucoup de monde, et celles qui ont beaucoup de gommettes de peu de monde. Avec le cumul, une idée à six pastilles peut venir de deux personnes. Ce n’est pas le même soutien.
• Les idées proches du haut du classement. Entre la première et la deuxième, l’écart est souvent faible. Demandez ce qui manque à la deuxième pour passer devant.
• Ce que le groupe ressent devant le résultat. « Est-ce que ce mur vous ressemble ? » Si un silence gêné répond, le vote a capté quelque chose de faux, et il vaut mieux le savoir maintenant.

Puis faites parler deux ou trois personnes qui ont voté pour les options du haut : pourquoi celle-ci ? Leurs raisons servent de matière à la suite. Et posez la question qui manquait dans la scène du début : qui veut porter cette idée ? Une idée qui gagne le vote sans trouver de porteur ne gagne rien.

Quand ne pas l’utiliser {#limites}

Le vote par gommettes est un bon outil, pas un réflexe. Évitez-le dans ces cas :

• Les options ne sont pas comparables. Faire voter entre « recruter un commercial » et « refaire la salle de pause » n’a pas de sens sans critère commun. Regroupez d’abord, ou changez d’outil.
• Les options sont mal formulées. Si la moitié des feuilles disent « communication », le vote mesure des mots, pas des idées. Prenez dix minutes pour reformuler et fusionner les doublons avant de voter.
• Le sujet est sensible. Un vote visible devant ses collègues n’est pas anonyme. Si le choix peut exposer quelqu’un, passez par un vote écrit et dépouillé.
• La décision engage vraiment. Le vote éclaire une préférence ; il ne remplace pas un échange sur les objections, ni la décision de celui qui en a la charge.
• Le groupe est très petit. À trois, une discussion de cinq minutes vaut mieux qu’un vote.

En visio : le même vote avec un outil en ligne {#visio}

À distance, le principe ne change pas : un nombre limité de votes, un critère écrit, un vote simultané. Les tableaux blancs en ligne proposent des pastilles ou des votes intégrés. Le réglage qui compte est le même qu’en salle : que personne ne voie les votes des autres avant d’avoir posé les siens. Si votre outil ne permet pas de masquer les votes, revenez au choix écrit : chacun note ses numéros dans la conversation privée de l’animateur, ou sur un papier, avant que tout le monde vote en même temps.

La lecture du résultat se fait de la même façon, en partageant l’écran et en donnant la parole à ceux qui ont voté pour les options du haut.

L’apprendre en le pratiquant {#apprendre}

Le vote par gommettes paraît simple, et c’est justement pour cela qu’on l’anime souvent mal. Les réglages se décident en préparant la séquence, et la lecture du résultat demande de tenir le groupe cinq minutes de plus, au moment où tout le monde a envie de conclure.

Ces gestes s’apprennent dans la formation Les fondamentaux de la facilitation de l’Académie : une journée, porte d’entrée du parcours facilitation, sans prérequis, pour les managers, chefs de projet, RH, consultants, formateurs et facilitateurs. On y travaille le cadre, la posture et les biais cognitifs qui font se tromper un groupe, puis on facilite une séquence réelle.

Pour aller plus loin : découvrir la formation Les fondamentaux de la facilitation

Si vous ne deviez changer qu’une chose à votre prochain vote : demandez à chacun d’écrire ses choix sur un papier avant de se lever. Vous verrez la différence sur le mur.